La información que hay que enviar antes
Con esto el equipo llega sabiendo qué pasa, dónde y quién es quién:
- Agenda con horarios, salones y nombres de speakers y autoridades.
- Lista de fotos que no pueden faltar: patrocinadores, stands, fotos de grupo, premiaciones.
- Persona de contacto durante el evento, con teléfono.
- Manual de marca o guía de estilo, si la empresa tiene uno.
Entregas durante el evento
Si comunicación necesita publicar en tiempo real, se puede entregar una selección de fotos durante el mismo día. En eventos de varios días, lo práctico es organizar la entrega por jornada.
Conviene definir antes cuántas fotos necesitan, en qué momento y por qué vía se envían.
Retratos y video en el mismo evento
Un congreso reúne a directivos y speakers que casi nunca coinciden. Es buen momento para montar un set de retratos corporativos en un salón aparte.
Si el evento se va a repetir, un video resumen de lo mejor ayuda a vender la próxima edición a patrocinadores y asistentes.
Si también hay transmisión en vivo
La transmisión necesita revisar antes la conexión del lugar, el audio y el espacio para el equipo. Lo ideal es visitar el salón y hacer una prueba el día anterior o unas horas antes.
